Standart Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Kelahiran.

Setiap kelahiran anak-anak warga gereja wajib dilaporkan kepada majelis gereja. Yang demikian mengingat bahwa kelahiran seorang anak dari keluarga warga gereja adalah merupakan anugerah istimewa bukan hanya bagi keluarga yang bersangkutan melainkan juga bagi segenap warga gereja. Anak-anak warga gereja adalah “anak-anak perjanjian, sekaligus pewaris Kerajaan Allah”. Adapun tata urut pengurusan administrasinya dan pelayanan yang dilakukan oleh majelis gereja sehubungan dengan peristiwa kelahiran anak tersebut adalah sebagai berikut: a. Keluarga yang menerima anugerah kelahiran anak: 1) Menyampaikan laporan lisan kepada anggota majelis gereja yang berada di kelompok pelayanannya (apabila anggota majelis tersebut belum mengetahui). 2) Meminta blanko laporan kelahiran kepada anggota majelis gereja yang berada di kelompok pelayanannya. Apabila anggota majelis yang berada di kelompok pelayanannya tidak memiliki blanko laporan kelahiran, maka keluarga yang bersangkutan dapat memintanya ke kantor gereja. 3) Mengisi blanko laporan kelahiran. 4) Menyerahkan blanko laporan kelahiran yang sudah diisi tersebut kepada anggota majelis gereja yang berada di kelompok pelayanannya atau melalui kantor gereja. b. Pegawai kantor gereja: 1) Menerima dan mencatat surat laporan kelahiran dalam buku agenda surat masuk. 2) Mendistribusikan surat laporan kelahiran tersebut kepada majelis gereja untuk dibahas dalam persidangan. c. Persidangan majelis gereja: 1) Membahas surat laporan kelahiran anak keluarga yang bersangkutan. 2) Mengutus anggotanya untuk melakukan perkunjungan kepada keluarga yang bersangkutan. 3) Menugasi anggota majelis yang diutus untuk menyampaikan laporan hasil perkunjungan tersebut pada persidangan majelis berikutnya. d. Perkunjungan utusan majelis gereja: 1) Utusan majelis gereja melakukan perkunjungan kepada keluarga yang bersangkutan dengan tujuan untuk mendoakan keluarga dan anak yang baru dilahirkan, serta menyampaikan ucapan selamat atas nama gereja kepada keluarga yang bersangkutan. Pada kesempatan tersebut anggota majelis yang diutus perlu mengingatkan/ memberikan dorongan agar segera setelah anak tersebut cukup kuat untuk dibawa ke gereja dapat segera dimohonkan pelayanan sakramen baptisnya. 2) Hasil perkunjungan dilaporkan dalam persidangan majelis berikutnya. e. Persidangan majelis gereja: Apabila laporan dari anggota majelis yang diutus untuk mengunjungi keluarga yang bersangkutan dapat diterima, maka MPH memberikan perintah kepada pegawai kantor gereja agar: 1) Memberitakan laporan kelahiran tersebut kepada segenap warga gereja melalui warta jemaat selama dua minggu berturut-turut. 2) Menyimpan berkas laporan kelahiran tersebut pada letter file sesuai jenisnya. f. Pegawai kantor gereja menyimpan berkas laporan kelahiran tersebut pada letter file sesuai jenisnya. g. Pelayanan administrasi kantor gereja untuk keperluan kelahiran selesai. (Disadur dari Buku SOP Administrasi Gereja: Pdt. Andreas Untung Wijono, D.Min)